Na początek zastanówmy się nad KPI - ang. Key Performance Indicators, pl. Kluczowe Wskaźniki Efektywności. Już niemal wszyscy doskonale rozczytują ten skrót, którego definicja wg Wikipedii brzmi: „KPI to finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji” .(źródło)

Dlaczego warto w ogóle zacząć wykorzystywać lub wykorzystywać więcej niż podstawowe KPI? Bo umożliwiają bezpośredni pomiar efektywności w osiąganiu wyznaczonych celów i są obiektywnym źródłem informacji o procesach, jakie zachodzą w organizacji.

Podstawą do wykonania analizy wskaźnikowej (raportu) są dane. W zależności od wielkości firmy, informacje gromadzone są w różnej formie. Od tzw. analogowej, czyli dużych archiwów dokumentów papierowych, których analiza jest czasochłonna i może sprzyjać popełnianiu błędów. Po cyfrowe, wydajne bazy danych będące elementem systemów przemysłu 4.0.
Każda firma przechowuje swoje dane inaczej, chociażby w związku z wymaganiami podatkowymi czy prawnymi, ale sęk w tym by umiejętnie wykorzystać je w analizie.

Oprogramowanie TMS
Dużym wsparciem tego procesu jest wykorzystanie informacji i mechanizmów zaszytych w narzędziach, takich jak np. TMS. Dzięki ewidencyjnej funkcji systemu do zarządzania transportem mamy dostęp do całego przekroju danych w organizacji: danych o klientach, dostawcach, flocie aut, kierowcach czy przewoźnikach kontraktowych. Codzienna praca wzbogaca go również o dane operacyjne związane z realizacją procesów planowania, kosztów transportu, realizacji dostaw czy dystrybucji. Daje to najlepszej jakości pełne i aktualne dane do wykorzystania podczas analizy wskaźnikowej.

W myśl zasady, możesz zmierzyć, możesz usprawnić – powinniśmy iść w kierunku sprawdzania jak największej ilości istotnych parametrów w obsługiwanych procesach. Przy maksymalnym wykorzystaniu potencjału narzędzia do obsługi transportu.

Pozytywne konsekwencje wynikające z wdrożenia analizy wskaźnikowej i raportowania to:

• Dostęp do obiektywnej informacji o parametrach procesów,
• Namierzenie procesów wymagających usprawnienia,
• Możliwość dynamicznego mierzenia skuteczności usprawnień w procesach,
• Zwiększenie efektywności realizowanych procesów poprzez ich usprawnienie,
• Redukcja ryzyka związanego z realizowanymi procesami.

W systemie oferowanym przez Betacom LoB Logistyka, mamy możliwość mierzenia szerokiego wachlarza parametrów. Przekłada się to pozytywnie na możliwości raportowe systemu. Dzięki analitycznemu podejściu opieramy się na realnie zmierzonych i zweryfikowanych danych, które maksymalizują szansę podjęcia odpowiednich kroków i decyzji. Wszystkie te zabiegi przekładają się na zwiększenie zadowolenia klientów, wyższą świadomość procesów w organizacji i możliwościach ich usprawnień. Taki potencjał powinien być głównym motywatorem do wskaźnikowej oceny procesów w organizacji, aby dostarczyć klientom większą wartość dodaną, sprawić aby procesy były realizowane szybciej i przy mniejszej ilości błędów.