Tomek jest doświadczonym spedytorem. Co więcej, doświadczenie to wykorzystuje w praktyce i prowadzi pojazdy własne firmy w taki sposób, aby realizowane trasy były jak najbardziej zyskowne. Większość Tomka klientów wymaga transportów FTL na terenie kontynentu europejskiego, dlatego zazwyczaj ten sam kierowca realizuje załadunek i rozładunek danego zlecenia.

Po potwierdzeniu realizacji transportu, Tomek wprowadza niezbędne dane do systemu TMS; punkt załadunku, rozładunku, klient, pojazd, kierowca, przychody i koszty transportu.

Wszystko się zgadza – rzeczywiste zlecenie klienta z informacją w systemie TMS – 1 do 1.

Tomek obsługuje też klientów dostarczających towar do Wielkiej Brytanii, a firma w celu zoptymalizowania kosztów i czasu pracy kierowców, korzysta przy tego typu trasach z przepinki pojazdów. Wygląda to w ten sposób: pierwszy kierowca dostarcza naczepę z ładunkiem na terminal w Calais, naczepa płynie promem do Dover, a następnie drugi kierowca odbiera naczepę w Dover i dostarcza ładunek do odbiorcy na terenie GB.

Tomek wie, że chcąc odzwierciedlić te informacje w systemie TMS, będzie potrzebował kilku dodatkowych minut pracy. Wprowadzenie danych do systemu, podzielenie trasy na odcinki, dodanie promu do trasy…
A można przecież dużo szybciej! Tomek błyskawicznie wprowadza do systemu trzy proste zlecenia klienta. Jedno od załadowcy do Calais, drugie z Calais do Dover i trzecie z Dover do odbiorcy.
Zaraz zaraz, ale klient płaci przecież tylko raz… Żaden problem – Tomek wpisuje cały przychód do jednego ze zleceń, a w dwóch pozostałych wpisuje przychód o wartości „0”.

Jeśli kilka dni później ktoś z działu fakturowania zapyta Tomka, który fracht zafakturować, Tomek od razu wskaże to właściwe i tym samym proces operacyjny został zakończony.

Mija kilka tygodni i dyrektor operacyjny firmy jak co miesiąc, przygotowuje raporty dla zarządu, a także do wyliczeń prowizji spedytorów. Oprócz tego raporty dodatkowe: średnia marża na zleceniu per spedytor, ilość zleceń na pojedynczego spedytora, ilość zleceń działu. Jednym kliknięciem generuje raport wszystkich zleceń zrealizowanych przez Tomka w danym miesiącu i… okazuje się, że kilka z nich ma przychód zerowy, a co więcej, część z nich to zlecenia klienta z jednego terminala promowego, do drugiego!
Dyrektor wspólnie ze spedytorem rozmawiają na temat tych zleceń, niestety minęło już sporo czasu i spedytor zwyczajnie nie pamięta, jak wyglądał stan faktyczny realizowanych zleceń.
W końcu, po kilku godzinach rozmów ze wszystkimi spedytorami i licznych (mniej lub bardziej skutecznych) korektach, dyrektor tworzy raporty które w pewnym stopniu odzwierciedlają kluczowe wskaźniki dla firmy.

Jak wiele czasu zajęła dyrektorowi korekta raportów?

Ile czasu Tomek i inni spedytorzy musieli poświęcić na korektę raportów i wyjaśnienia?

W jakim stopniu stworzone raporty odzwierciedlają kluczowe dla firmy wskaźniki?

Te pytania pozostawię bez odpowiedzi – myślę, że każdy właściciel czy manager firmy transportowej może spróbować odpowiedzieć na nie we własnym zakresie.

Powyższa historia i jej konsekwencje opisują bardzo ludzkie zjawisko, często spotykane oczywiście nie tylko w firmach transportowych, ale po prostu w naszym życiu – unikania podjęcia dodatkowego wysiłku i potrzeby uzyskania natychmiastowej gratyfikacji.
W tym transportowym przypadku jest to gratyfikacja w postaci szybko wprowadzonej informacji do systemu i tym samym „odhaczenia” zadania przez spedytora.
Patrząc jednak na konsekwencje takiego działania z perspektywy całej firmy, to wybrana przez spedytora droga „na skróty” powoduje, iż proces w firmie jest nieefektywny. W tym przykładzie oszczędzenie kilku minut przez spedytora, generuje konieczność poświecenia dużo większego nakładu pracy kilka kroków dalej w procesie. Tylko po to, by „wyprostować” wcześniejsze „pójście na skróty”. Zostawiając już aspekt czasu – jakość przygotowanych raportów końcowych również pozostawi wiele do życzenia.

Ta historia przedstawia jednak tylko jedną stronę medalu.
Oto druga strona, często spotykana:
Spedytorzy nie mają wyboru i muszą wprowadzać niezgodne z rzeczywistością informacje do systemu TMS, ponieważ funkcjonalność systemu jest ograniczona.

Przykład?
Do systemu TMS nie można wprowadzić jednego zlecenia klienta realizowanego przez 2 różnych kierowców na dwóch różnych ciągnikach, którzy przepięli między sobą naczepę z ładunkiem.

Warto więc, przy audycie obecnego lub wyborze nowego systemu TMS, zastanowić się nad różnymi scenariuszami biznesowymi, które system powinien obsłużyć, a także nad efektywnością całego procesu operacyjno-rozliczeniowego w firmie.

Czy używany przez Ciebie system:

• Automatycznie generuje raporty, które są dokładne i czytelne bez wprowadzania w nich żadnych zmian?
• Pozwala spedytorom obsługiwać zlecenia niestandardowe, w tym przepinki pojazdów, kierowców, promy na trasie?
• Zapewnia Tobie i Twojej Firmie obsługę całego procesu operacyjno-rozliczeniowego, czy tylko jego fragmenty?

To tylko niektóre z pytań, na które warto sobie odpowiedzieć w kontekście obecnego i przyszłego systemu TMS w Twojej Firmie.

Chętnie podzielimy się naszym doświadczeniem w tym zakresie, zebranym podczas licznych wdrożeń naszego autorskiego systemu VIA TMS.

Zapraszamy więc do rozmowy:

• O systemie TMS.
• O optymalizacji procesów.
• O zwiększeniu efektywności Waszego biznesu.