Form by ChronoForms - ChronoEngine.com

Zarządzanie zleceniami spedycyjnymi (FTL/Drobnica)

Tworzenie i planowanie tras przewozów

Siatka linii drobnicowych z automatycznym rozpoznawaniem tras przesyłek, dedykowanymi stronami do składania linii i do realizacji dystrybucji

Obsługa przewozów intermodalnych (prom/pociąg na trasie)

Zaawansowana komunikacja z kierowcą za pośrednictwem urządzeń mobilnych

Rozliczanie usług transportowych, kierowców i pojazdów

Obsługa ADR; wyliczanie punktów transportowych

Rozbudowane cenniki usług i kosztów transportowych

Obsługa wymiany komunikatów EDIFACT/ FORTRAS

Moduł Webbookingu i Track&Trace

Ewidencja faktur, korekt i not kosztowych z dodatkowymi funkcjonalnościami (fakturowanie w imieniu, zaproszenia do fakturowania, obieg dokumentów zakupu)

Rozbudowana konsola dyspozytora

Pełna kontrola zyskowności

Obsługa operacji magazynowych (także na kolektorach danych)

CECHY SYSTEMU:

  • Dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej zarówno z komputera, jaki i urządzeń mobilnych
  • Intuicyjny i wygodny sposób obsługi – do rozpoczęcia pracy z systemem wystarczy zaledwie kilka godzin szkolenia
  • Automatyczne geokodowanie oraz wizualizacja tras na mapach
  • Technologia Drag&Drop stosowana przy zarzadzaniu taborem i realizacji przewozów
  • Wyszukiwanie z użyciem IntelliSense
  • Rozbudowany, ale prosty w obsłudze moduł raportowania
  • Rozległe możliwości parametryzacji umożliwiające dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb użytkownika
  • Najlepszy system bazy danych zapewniający dowolną skalowalność rozwiązania
  • Pełna integracja z systemami FK/WMS – zarówno Betacom, jak i innych dostawców
moduł transportu

Moduł TRANSPORT

zapewnia realizację transportu zarówno dla przesyłek FTL/LTL, jak i dla tras dystrybucyjnych lub liniowych w drobnicy. Program wylicza kilometry wg mapy i umożliwia wizualizację tras, a także pozwala na kontrolę ich zyskowności (wyliczając automatycznie przychody przypadające na daną trasę̨ - także w przypadku, gdy trasa stanowi jedynie część drogi przesyłki). Z tego poziomu można wprowadzać zlecenia transportowe, nanosić koszty oraz dodawać zdarzenia na trasie. Zdarzeniami są zarówno wymiana zestawu, ciągnika, naczepy lub kierowcy, jak i przeładunek na magazynie. Trasy służą̨ również do obsługi przewozów intermodalnych. System automatycznie dzieli trasę̨ na odcinki obsługiwane przez różne rodzaje transportu pociąg/statek/samochód.

Moduł SPEDYCJA

w funkcji „Zlecenia klienta” pozwala użytkownikowi zaplanować trasę̨ dla przesyłek drobnicowych oraz całopojazdowych (FTL). Moduł ten umożliwia określenie parametrów przesyłki (w tym dotyczących ADR) i instrukcji dodatkowych dla kierowcy oraz rejestrację innych usług, np. pobranie, opakowania zwrotne, clenie, ubezpieczenie. Wprowadzone punkty załadunków i rozładunków są̨ automatycznie geokodowane i wyznaczany jest przebieg trasy oraz odległości. Mapa w zakładce „Trasa” umożliwia ich wizualizację. Wycenę̨ zyskowności zapewniają̨ rozbudowane w konfiguracji cenniki, wg których możliwa jest kalkulacja zarówno przychodów, jak i kosztów. Z tego poziomu możliwe jest monitorowanie historii przesyłki w zakładce „Historia statusów”.

modul spedycja

FUNCKJONALNOŚCI

klienci

Klienci

VIA TMS zapewnia samodzielne składanie zamówień na transport przez klienta. Funkcja „Klienci” pozwala na składanie i śledzenie stopnia realizacji zamówień przez każdego z Klientów z wykorzystaniem specjalnej, bezpiecznej strony internetowej. Dzięki temu Klient z dowolnego miejsca na świecie może sprawdzić cenę usługi i złożyć zamówienie bezpośrednio w Państwa systemie. Strona logowania jest przyjazna dla Użytkownika (Klienta), a część pól ma formę drop-down list, z których łatwo wybiera się zdefiniowane punkty załadunku i rozładunku. Na ich podstawie także pozostałe pola uzupełniane są automatycznie lub za pomocą podpowiedzi systemowych. Wystarczy tylko podać parametry ładunku, aby program wyliczył cenę usługi i aby można było przekazać zlecenie Planistom do realizacji.

cenniki

Cenniki

Funkcja ta umożliwia wprowadzenie osobnych cenników usług dla każdego kontrahenta – zarówno klientów, jak i przewoźników. Tabele cennikowe mogą zawierać wartości uzależnione od obszarów lub punktów załadunku i rozładunku, długości trasy, czy wagi ładunku, z uwzględnieniem jednostki przeładunkowej i ilości minimalnej. Wprowadzone ceny dla danego kontrahenta są automatycznie wyliczane podczas ewidencji zleceń, z uwzględnieniem wszystkich powyższych parametrów, a także walut obcych dla zleceń międzynarodowych.

panel dyspozytorski

Panel dyspozytorski

Funkcja „Panel dyspozytorski” służy do błyskawicznego łączenia ze sobą najbardziej kluczowych elementów procesu transportowego, czyli: pojazdu, naczepy, ładunku i kierowcy. Poprzez użycie technologii Drag&Drop, zarządzanie tymi elementami jest niezwykle proste i znacznie efektywniejsze.

integracja

Integracja z Giełdą Transportową TRANS.EU

System VIA TMS jest zintegrowany z Giełdą Transportową TRANS.EU. Logując się do systemu, automatycznie logujemy się do Giełdy Transportowej (system łączy login i hasło użytkownika systemu VIA TMS z loginem i hasłem użytkownika Giełdy TRANS.EU). Z poziomu systemu można zarówno wystawiać przesyłki czy wolne pojazdy na Giełdę, jak i pobierać dane o przesyłkach/pojazdach.

faktury

Faktury sprzedaży i zakupu

Do systemu wprowadzane są również faktury sprzedaży wystawiane na podstawie zleceń klienta. System pozwala na wystawienie faktury w dowolnej walucie, a także w walucie obcej z przeliczeniem na walutę określoną, jako podstawowa dla systemu, np. z przeliczeniem na EURO lub PLN. Aktualne kursy walut pobierane są automatycznie z Internetu. W przypadku konieczności zmiany wartości faktury można również wystawić korektę lub notę księgową, pomniejszającą lub zwiększającą przychód wynikający ze zlecenia klienta. Tak samo wygląda powiązanie faktur zakupu i ich korekt, przy czym dotyczy to zleceń klienta i wpływa na koszt zlecenia klienta widoczny np. w raportach.

przewoznicy

Przewoźnicy

Część informacji wykorzystywanej na stronie logowania Klienta pochodzi z bazy kontrahentów, która zawiera wszystkie informacje dotyczące klientów i przewoźników wykorzystywane w systemie. Informacje te dotyczą m.in.: adresu, NIP-u, REGON-u, telefonów, adresu korespondencyjnego, punktów załadunku i rozładunku, waluty (system wielowalutowy), a także rabatów i przyznanych limitów. Funkcja „Przewoźnicy” umożliwia ustawienie alarmu (lub blokady) w przypadku przekroczenia tych limitów, jak również przekroczenia daty lub wysokości ubezpieczenia OC dla kontrahentów będących Przewoźnikami. Pozwala to na zablokowanie zleceń opartych o błędne parametry.

zlecenie definiowane

Zlecenie definiowane (intermodalne lub promowe)

Funkcja „Zleceń definiowanych” ułatwia obsługę usług innych niż transport samochodowy i umożliwia zdefiniowanie linii promowych dla transportu wodnego lub kolejowych dla transportu kolejowego. Zlecenia te mają zbliżoną funkcjonalność do zleceń transportowych i tak samo jak pozostałe zlecenia są automatycznie powiązane z fakturami sprzedaży i zakupu.

raporty

Raporty

Jedną z największych zalet systemu VIA TMS jest możliwość tworzenia schematów raportów, dopasowanych do konkretnych potrzeb. Do każdego zestawienia należy określić zakres informacji, jaki ma być do niego pobrany oraz sposób sortowania tych informacji w zestawieniu (czy dokumenty mają być poukładane według daty załadunku, daty z faktury sprzedaży, czy np. według indeksu kontrahenta). Schematy zestawień są można drukować lub kopiować do programu Microsoft Excel. Raport zleceń transportowych ma bardzo szerokie zastosowanie – umożliwia kontrolowanie pracy pojedynczego Planisty lub całego oddziału oraz weryfikację liczby zleceń danego klienta zafakturowanych lub zrealizowanych (bez faktur). Funkcja „Raporty” służy też do wyliczenia zyskowności zleceń transportowych za podany okres, w zależności od rodzaju transportu (transport własny lub obcy). Dodatkowo umożliwia zawężenie danych do wybranego samochodu, dyspozytora pojazdu, typu własności lub oddziału. Ponadto raporty zleceń transportowych można oprzeć o dane prognozowane (wartości ZK i ZT) oraz o dane faktyczne (wartości faktur sprzedaży i zakupu). Raport zawiera: 

  • nr rejestracyjny pojazdu i nr zlecenia transportowego,
  • najwcześniejszą z dat rozładunku ze zlecenia transportowego,
  • najpóźniejszą z dat rozładunku ze zlecenia transportowego,
  • wartość sprzedaży – wpisaną przez Planistę na zleceniu lub wartość wystawionej faktury sprzedaży,
  • koszty wprowadzone – kwotę z faktur zakupu przypisanych do zlecenia transportowego,
  • zysk – różnicę pomiędzy kosztami wprowadzonymi a wartością sprzedaży,
  • numery i daty faktur sprzedaży oraz wartość zapłaconą.
komunikacja sms

Komunikacja z kierowcą za pomocą bramki SMS

System umożliwia kontakt z kierowcą poprzez bramkę SMS. Zapewnia to możliwość błyskawicznego informowania kierowcy o zmianach trasy, czy też o dodaniu dodatkowych punktów załadunku/wyładunku, a zwrotnie umożliwia automatyczne potwierdzanie statusu przesyłki przez kierowcę.

skany

Skany

Funkcja „Skany” umożliwia dodawanie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do zlecenia. Dokumenty te są przechowywane w wewnętrznym repozytorium i w razie potrzeby mogą być automatycznie wysłane z fakturą, co jest niewątpliwą zaletą i ułatwia obsługę Klienta.

zlecenia pozostale

Zlecenia pozostałe

Funkcja „Zlecenia pozostałe” dotyczy usług innych niż transportowe np. przeładowania towaru, magazynowania itp. Zasady wystawiania zleceń dla tej funkcji są takie same, jak w przypadku opisanych powyżej zleceń definiowalnych.

zlecenia transportowe

Funkcja „Zlecenia transportowe?/” Zarządzanie transportem”

zapewnia dwie możliwości wystawienia zlecenia transportowego wewnętrznego:

  • zlecenie klienta jest realizowane transportem własnym – wówczas Przewoźnikiem jest oddział firmy;
  • realizacja zlecenia klienta jest zlecana Przewoźnikowi zewnętrznemu. W tym przypadku przewoźnikiem jest oddział, który ma je zrealizować, a wpisany pojazd zostanie skopiowany do zlecenia transportowego podczas przydzielania transportu przez oddział, któremu zostało to zlecone. Dodatkowo zostanie wystawione zlecenie klienta, w którym oddział będący przewoźnikiem w zleceniu transportowym zostanie oznaczony, jako przyjmujący zlecenie. Faktura do tego korespondencyjnego zlecenia klienta będzie automatycznie wpisana jako koszt dla zlecenia transportowego.
zarzadzanie transportem

Zarządzanie transportem własnym / zewnętrznym

Zlecenie transportowe są wystawiane dla ładunków przygotowanych do wysyłki. Dzięki funkcji „Zarządzanie transportem” widać stopień realizacji każdego takiego zlecenia wraz z informacjami dotyczącymi trasy, jaką pokonał ładunek, faktycznego czasu załadunku i rozładunku oraz innymi danymi o zleceniu klienta, które jest aktualnie realizowane. Funkcja zapewnia też ewidencję kosztów dla danego zlecenia transportowego, co umożliwia błyskawiczne oszacowanie zyskowności danej trasy. Zlecenie transportowe często nie ogranicza się tylko do zleceń jednym rodzajem transportu, dlatego funkcja umożliwia łączenie ze sobą wszystkich rodzajów transportu. Przykładem może być przewóz realizowany do Wielkiej Brytanii, gdzie ładunek jedzie zarówno samochodem, jak i promem. Jako zlecenie transportowe może być realizowane jedno zlecenie klienta (transport całopojazdowy/całokontenerowy), jak również kilka różnych pozycji zleceń różnych Klientów. Istnieje także możliwość dzielenia trasy pomiędzy różnych Przewoźników za pomocą, zmiany jedynie punktów rozładunków na trasie. Kolejne punkty przeładunku stają się automatycznie punktami załadunku w nowym zleceniu transportowym, do czasu dowiezienia ładunku do punktu docelowego.

zlecenia transportowe

Zlecenia transportowe

Zlecenia mogą być (wystawiane?) przez planistów, lub importowane z systemu ERP/WMS. (W obu przypadkach jest to niezwykle prosta czynność, choć niezwykle ważna.) Na podstawie tych zleceń generowane są pozostałe dokumenty, takie jak zlecenia transportowe i faktury. Funkcja „Zlecenia transportowe” została opracowana tak, aby zmniejszyć ryzyko pomyłki podczas wypełniania formularza i ograniczyć czas potrzebny do wystawiania dokumentu do minimum. W tym celu większość pól posiada formę list wyboru, zawierających dane zawężone do określonych parametrów. Wiele pól już na początku wprowadzania zlecenia jest uzupełnionych na podstawie parametrów ustawionych jako podstawowe, np. dział transportu, typy zleceń transportowych, kraj, waluta, co znacząco zmniejsza ryzyko powstania pomyłek czy wprowadzenia błędnych danych do systemu.

crm

CRM (z elementami portalu pracowniczego)

Wbudowany w system moduł CRM pozwala na gromadzenie i zarządzanie różnorodnymi danymi, takimi jak:

  • dane Klientów,
  • dane Pracowników,
  • informacje na temat aktywności poszczególnych Pracowników lub Grup Pracowników,
  • informacje o planowanych urlopach,
  • oferty,
  • ankiety,
  • dane na temat Faktur Sprzedaży. 

Dane Klientów zawierają oprócz nazwy, adresu czy adresów kontaktowych dodatkowe informacje na temat sposobu rozliczeń (termin, waluta, konta bankowe itd.) czy specyficznych wymagań konkretnego Klienta. Dane Pracownika oprócz danych personalnych obejmują także informacje na temat stanowiska w firmie, przełożonego, osoby zastępującej pracownika podczas nieobecności, a także np. liczbę dni urlopu pozostałych do wykorzystania. Informacje na temat aktywności Pracowników pozwalają zarówno na podgląd zadań zleconych bądź wykonanych przez Pracownika, jak i na zatwierdzanie tych aktywności, które wymagają ścisłego nadzoru przez Przełożonych. Informacje o planowanych urlopach pozwalają na kontrolowanie planów urlopowych pracowników – indywidualnie i w działach, a także na zatwierdzanie wniosków urlopowych przez Przełożonych. Rozbudowane systemy ofertowania i ankietowania zapewniają zarówno możliwość tworzenia ofert dla poszczególnych Klientów z opcją ustawiania wielu kryteriów, jak i tworzenia ankiet pozwalających na badanie satysfakcji Klientów lub badanie nowych rynków i ich potencjału. Moduł „Faktury Sprzedaży” pozwala na fakturowanie wszelkich zleceń dodatkowych, niezwiązanych bezpośrednio z procesem transportowym, a także na wystawianie faktur proforma, not korygujących czy faktur wewnętrznych (do rozliczeń pomiędzy działami lub oddziałami). Dostęp do interfejsu jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej wraz z aplikacjami na urządzania mobilne. Dzięki temu obsługa systemu jest łatwiejsza, a wszystkie zadania są̨ wykonywane szybciej i nie wymagają̨ dodatkowych inwestycji. System VIA TMS to idealne rozwiązanie dla organizacji posiadających nietypowe procesy, ponieważ standardowe rozwiązania, takie jak np. SAP czy Microsoft nie zapewniają̨ dostatecznej elastyczności. Zbyt daleko idącą standaryzacja może zagrozić efektywności, jak i utrzymaniu przewagi konkurencyjnej. VIA TMS przeciwdziała tym zagrożeniom. VIA TMS pozwala zachować unikalny charakter procesów i zbudować silniejszą pozycję na rynku. Czas wdrożenia systemu w większości przypadków nie przekracza 2 miesięcy.